ระบบ ERP ถ้าจะนำมาใช้ในบริษัทต้องพิจารณาอะไรบ้าง?

• Facebook
• Twitter
• Line

สวัสดีครับ กลับมาพบกันอีกครั้งนะครับ เพื่อน ๆ ชาว IT สำหรับหัวข้อในวันนี้เราจะมาพูดถึงเรื่องของ ERP Software กันนะครับ แต่เราจะไม่ได้มาบอกว่าจะใช้ Software แบบใดในการใช้งาน แต่จะมาแนะนำวิธีการวางเป้าหมาย หรือกำหนดจุดประสงค์ในการออกแบบเจ้า ERP ขึ้นมาก่อนที่จะทำการ Implement ระบบ ว่าควรจะระดมความคิดเห็นว่าภาพรวมขององค์กรมีระบบการทำงานแบบใด ระบบการทำงานของบริษัทแต่ละที่อาจจะมีความคล้ายคลึงกัน แต่ย่อมไม่เหมือนกันทั้งหมดซะทีเดียว ซึ่งสิ่งพวกนี้เป็นสิ่งที่พนักงานจะต้องทำในทุกๆ วันของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น ระบบจัดเก็บข้อมูล, การติดตามการขาย, การสร้างใบแจ้งหนี้ เป็นต้น มาลองคิด ๆ ดูแล้ว การได้เจ้า ERP มาช่วยจะช่วยให้สามารถอุดช่องโหว่ที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์ หรือ Human Error ได้นั่นเองครับ เกริ่นกันไว้ยาวล่ะ เรามาดูขั้นตอนของการที่จะเอา ERP มาใช้กันครับ

ตั้งคำถามก่อนว่าจะใช้ ERP ทำอะไร?

ERP Software สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้หลากหลายทางเลยครับ ซึ่งก่อนที่เราจะไปปรึกษากับทาง Vendor ได้เนี่ย เราต้องตอบตัวเองให้ได้ก่อนว่าทำไมเราต้องทำ ERP? อะไรเป็นตัวกำหนดคุณภาพการทำงานของพวกคุณ(KPI)? หรือว่ามีเป้าหมายอื่นหรือไม่ ซึ่งถ้าคุณยังตอบไม่ได้ ก็อย่าพึ่งทำครับ

ประเมินจากทุกช่องทางที่มี

ถ้ามาถึงขั้นนี้แล้ว แปลว่าคุณเริ่มจะมองหา Vendor เพื่อจะทำการ Implement แล้วใช่ไหมครับ? จากการเก็บสถิติของ TEC พบว่า เกือบ 50% ของการ Implement ERP Software จะไม่สำเร็จในครั้งแรกครับ ซึ่งข้อบกพร่องที่เจอกันบ่อย ๆ มาจากการที่ไม่ได้ทดลองใช้งานอย่างจริงจังด้วย Demo ของ Product ERP นั้น ๆ ก่อนที่จะซื้อดังนั้น ก่อนที่ตัดสินใจว่าจะซื้อ Product จากรายไหน ก็ต้องประเมินดูว่ามีตัวเลือกอะไร เป็นแบบใช้ Dev พัฒนาขึ้นมาเองเลย, หรือพัฒนาจาก Open Source หรือว่าจะเป็น SaaS จาก Brand ดัง ๆ เช่น  SAP ก็ขึ้นอยู่กับรูปแบบและความยืดหยุ่นที่องค์กรของคุณสะดวก โดยคุณควรคำนึงถึงด้วยว่าในอนาคตจะต้องมีอะไรเพิ่มเติมบ้าง พูดง่ายๆ ก็คือจะทำทั้งนี้ควรคิดเผื่ออนาคตไว้ด้วยว่าจะเพิ่มเติมตรงไหนบ้าง Vendor จะได้สามารถเตรียมโครงสร้างไว้ให้รองรับตามความต้องการของเรานั่นเองครับ ฉะนั้นเวลาที่องค์กรมีการปรึกษากันในเรื่องนี้ ควรจะให้ Vendor เข้าร่วมประชุมเพื่อให้ ERP ที่ได้ตามความต้องการมากที่สุดนั่นเอง

การเตรียมตัวเพื่อย้ายข้อมูล และเตรียม Infrastructure ไว้รองรับ ERP

หลังจากที่คุณได้เลือก Vendor และชนิดของ ERP Software ที่ต้องการและ รวมไปถึงการเก็บ Requirement ต่างๆ ครบถ้วนแล้ว ก็ถึงเวลาของการ Implement แล้วครับ ย้ำนะครับว่าต้องเตรียมข้อมูลที่จำเป็นให้เรียบร้อย เพื่อที่จะทำให้การทดสอบในครั้งแรกจะได้ครบถ้วนสมบูรณ์ครับโดยการเตรียมข้อมูลที่ว่าจะรวมไปถึงการเตรียม Infrastructure ไว้รองรับกับ ERP Software ด้วย โดยอาจจะเก็บไว้ที่ Physical Server ภายใน Office หรือว่าจะไปเช่าเพื่อวาง Rack ใน Data Center หรือจะเอาไปไว้บน Cloud ต่าง ๆ ก็ย่อมทำได้ สิ่งสำคัญคือระบบ ERP จะต้อง Scale ได้ตามการเติบโตของบริษัท และมีคนพร้อมจะดูแลตลอดเวลาครับ ถึงแม้ว่าการ Scale อาจจะมองว่าไกลตัวไปหน่อย แต่ถ้ามีการเตรียมการที่ดีก็จะเป็นประโยชน์ในอนาคตอย่างแน่นอนครับ

การตั้งค่าและปรับจูน Software

หลังจากผ่านการ Implement กันไปแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือการตั้งค่าและปรับจูน Software ให้เหมาะสมกับการใช้งานของบริษัท สิ่งที่ต้องพิจารณามีดังนี้ครับ

1. วิเคราะห์ขั้นตอนการทำงาน ระบุขั้นตอนให้ชัดเจนว่า ในแผนกหรือต่างแผนกกันมีขั้นตอนอะไรบ้าง ให้ลงรายละเอียดให้หมด จะทำให้สามารถติดตามงานได้ง่าย
2. กำหนดค่าตัวแปรในการใช้งาน ตัวแปรหรือพารามิเตอร์ภายใน ERP Software ต้องสะท้อนถึงขั้นตอน เช่น ตั้งค่าตัวแปรให้เข้าใจได้ง่าย หรือมีคำบรรยายอธิบายไว้
3. (Optional) เขียนโปรแกรมเพื่อเชื่อมต่อกับ ERP ทีม Implementในบริษัทของคุณอาจจะต้องเขียนโปรแกรมเพื่อใช้เชื่อมต่อกับระบบ ERP ใหม่ในการย้ายข้อมูล
4. การย้ายข้อมูล ทีม Implement ในบริษัทจะต้องตรวจสอบว่าข้อมูลที่ได้ย้ายยัง ERP Software ครบถ้วนสมบูรณ์ทั้งก่อนย้ายและ หลังย้าย
5. ทดสอบการใช้งาน Software ทีม Implement ของคุณจะต้องทดสอบ Software เพื่อให้แน่ใจว่ามีการทำงานและการตอบสนองตามต้องการ
6. เริ่มให้พนักงานทดสอบการใช้งาน Software ทดสอบการใช้งานรอบสุดท้าย แล้วจัดอบรมวิธีการใช้งานให้พนักงานต่อไป

ทั้งหมดนี้คือขั้นตอนที่จะช่วยให้เข้าในการที่จะนำ ERP Software มาใช้กับบริษัทได้มากขึ้นนะครับ หวังว่าจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของทุกท่านในอนาคตนะครับขอบคุณครับ

หากมีระบบ ERP ไม่ว่าจะเป็น Dynamic AX, SAP อยู่แล้ว แต่อยากย้ายมาไว้บน Cloud สามารถติดต่อ Cloud HM ได้เลย!

— Cloud HM