File sharing ยุคใหม่ กับ Key Feature ลับ ๆ ที่น่าสนใจ ตอบสนอง Work from Home

591
591

สวัสดีครับ เรามาพบกันอีกครั้งนะครับคุณผู้อ่าน สำหรับ Blog ในครั้งนี้ จะมาแนะนำสิ่งที่ทุกคนที่เป็นพนักงานไม่ว่าจะเป็นในส่วนงานภาครัฐบาลหรือเอกชน สมควรต้องใช้เพราะจะช่วยย่นระยะเวลาในการทำงานได้ดีขึ้น, คล่องตัวขึ้นเป็นอย่างมากในเรื่องของการจัดการไฟล์และการใช้งานไฟล์ร่วมกัน โดยการใช้ประโยชน์จาก Software as a service ที่ใช้งานในลักษณะ File sharing หรือบางที่อาจจะเรียกว่า File-sharing as a Service

ก่อนที่จะเข้าสู่เนื้อหากันจะขอย้อนกลับไปในยุคที่คอมพิวเตอร์เริ่มเป็นที่นิยมใช้งานการภายในองค์กร หลาย ๆ ท่านเวลาทำงานเอกสารก็เริ่มเปลี่ยนจากการใช้การเขียนหรือใช้เครื่องพิมพ์ดีด มาพิมพ์งานในคอมพิวเตอร์ โดยใช้โปรแกรมพิมพ์เอกสาร เช่น Microsoft Word และ Microsoft Excel เป็นต้น ทำให้ได้รับความสะดวกมากขึ้น สามารถแก้ไขงานได้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทั้งหมด ทีนี้ประเด็นหลักไม่ได้เกี่ยวกับการพิมพ์เอกสาร แต่ที่เกี่ยวข้องคือ เมื่อมีไฟล์ก็ต้องมีการส่งไฟล์ให้ผู้อื่น การส่งไฟล์ให้ผู้อื่นก็มีอยู่หลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น

  1. Hard copy ที่ใช้การพิมพ์เนื้อหาในไฟล์ออกมาเป็นกระดาษและส่งให้กับผู้อื่น แต่จะมีข้อเสียอย่างหนึ่งคือจะไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้ทันที
  2. Soft copy ซึ่งมีหลายรูปแบบในการจัดส่งไม่ว่าจะเป็นการบันทึกผ่านทาง Floppy disk (ในยุคประมาณ 20-30 ปีก่อน), CD (เมื่อไฟล์เริ่มขนาดใหญ่ขึ้น), Flash Drive (เริ่มนำไฟล์เข้า-ออกได้ ไม่ได้เป็นแบบ Read-only เหมือนตัวอย่างที่ยกไปก่อนหน้านี้) และ External HDD (เมื่อมีจำนวนและขนาดไฟล์เยอะ)
  3. e-Mail เมื่ออยู่ในยุคที่ Internet มีความเร็วในการใช้งานมากขึ้น
  4. File Server บางอค์กรอาจจะนำ Server มาไว้เป็นที่แชร์ไฟล์กันภายในองค์กร

แต่ทุกสิ่งทุกอย่างที่กล่าวมาจะเป็นการ Share แบบ One-way ผู้รับจะต้องได้รับข้อมูลก่อนถึงจะแก้ไขได้ ทำให้ทางบริษัทชั้นนำเรื่อง IT ไม่ว่าจะเป็น Google หรือ Microsoft มองเห็นปัญหานี้ จึงเริ่มพัฒนาระบบที่ทำให้สามารถทำงานเอกสาร, ส่งไฟล์แบบออนไลน์ได้ หรือที่เรียกกันว่า Cloud โดยมีผลิตภัณฑ์ที่หลาย ๆ คนคุ้นเคยเกิดขึ้นมาไม่ว่าจะเป็น Google Drive, OneDrive หรือบางท่านอาจจะเคยใช้ Dropbox มาบ้าง ทำให้เริ่มเข้าสู่ยุคที่ใช้งาน File-sharing กันเป็นที่แพร่หลายโดยที่บางคนอาจจะไม่รู้ตัวเลยครับ 

จากที่เกริ่นไปในเบื้องต้นเรื่อง File-sharing ไป เรามาดูข้อดีและลูกเล่นที่มีให้ใช้งานกันสำหรับ File-share ในยุคปัจจุบันกันครับ

สิ่งที่สามารถทำได้แบบ Basic เลย คือ

  1. การ Upload file ไปยัง Platform กรณีที่เป็นไฟล์เอกสาร เช่น Excel และ Word จะสามารถอ่าน/แก้ไขไฟล์ออนไลน์ได้ และมีระบบ Save แบบอัตโนมัติ ทำให้หมดปัญหาเรื่องการลืมเซฟ ที่เป็นปัญหาที่ User อย่างเรา ๆ มักจะชอบลืมกัน ถ้าเป็นไฟล์สกุล PDF ก็สามารถอ่านไฟล์ Online ได้ แต่ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถ Upload แค่ไฟล์เอกสารได้เท่านั้นนะครับ ไฟล์เสียง, วิดีโอ หรือไฟล์อื่น ๆ ก็สามารถ Upload ได้ บาง Platform อาจจะเปิดไฟล์เสียงหรือไฟล์วิดีโอเพื่อดูได้ด้วยซ้ำไปครับ
  2. ให้คนอื่นที่เป็นเพื่อน, คนรู้จัก หรือ บุคคลภายในองค์กรสามารถเข้าถึงไฟล์ที่อยู่บน Platform
  3. สามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ให้คนอื่นได้ เช่น IT User สามารถดูไฟล์ข้อปฏิบัติทางกฎหมายได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้เหมือนกับฝ่ายกฎหมาย
  4. กรณีที่ต้องการจะแชร์ให้บุคคลภายนอก อาจจะเป็นลูกค้าหรือคู่ค้าต่าง ๆ ก็สามารถแชร์เป็นแบบ Link ให้เข้ามาเอาไฟล์ได้เฉพาะไฟล์นั้น ๆ โดยกำหนดวันหมดอายุที่จะ Download ไฟล์ได้

แต่ก็มีข้อเสียเช่นกันครับ การใช้บริการ File-sharing แบบนี้เหมาะกับบุคคลทั่วไปที่เก็บไฟล์ข้อมูลที่มีขนาดไม่ใหญ่มากนัก เนื่องจากสามารถใช้งานได้ฟรี มี Storage Limit ที่ไม่เกินที่กำหนดของผู้ให้บริการ แต่ถ้าองค์กรต้องการจะใช้งาน File-sharing แบบนี้อาจจะต้องจ่ายเงินเพื่อให้พื้นที่ตามที่ต้องการซึ่งโดยส่วนใหญ่จะต้องใช้พื้นที่มากกว่า Free plan ที่ผู้ให้บริการกำหนดไว้ และยังมีการคิดค่าบริการเป็นราย User ซึ่งจะมีค่าใช้จ่ายที่สูงมากเมื่อเทียบกับการทำ File Server เอง และ File-sharing ของผู้ให้บริการที่เป็นที่นิยมไม่ว่าจะเป็น Google Drive, OneDrive และ Dropbox อาจจะไม่เหมาะกับองค์กรในประเทศไทยเนื่องจาก Server ของผู้ให้บริการที่กล่าวมาตั้งอยู่ที่ต่างประเทศ ทำให้ต้องใช้ Internet ที่มีความแรงระดับนึงเพราะต้องใช้ Latency ที่ต่ำเพื่อไม่ให้มีปัญหาในการใช้งานช้า

ในปัจจุบันมี Provider ในไทยหลายเจ้าที่มีผลิตภัณฑ์ File-sharing as a service ให้บริการ ทาง Cloud HM ก็เป็นหนึ่งในผู้ให้บริการครับ หลาย ๆ ท่านน่าจะสงสัยว่า แล้วต่างกันอย่างไรกับ Global อย่างเช่น Google, Microsoft และ Dropbox แน่นอนเลยว่า Basic Features ที่มีให้มีเหมือนกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องแก้ไขไฟล์ออนไลน์ ทำงานพร้อมกันได้ในไฟล์เดียวกัน, แชร์ไฟล์ให้กับผู้อื่น 

แต่ที่แตกต่างกันคือ 

  1. Cloud HM จะมี Server ตั้งอยู่ในประเทศไทย ทำให้มี Latency ต่ำเหมาะกับผู้ใช้บริการภายในประเทศ
  2. ค่าบริการที่ต่ำกว่าเนื่องจากจะคิดจากขนาดพื้นที่เท่านั้น User ไม่นำมาคิดทำให้เหมาะกับองค์กรที่มี User เยอะ ๆ
  3. *****Key feature***** ที่สำคัญเลยที่เมื่อเปรียบเทียบกับ Google Drive, OneDrive และ Dropbox คือ การ Map drive เสมือนมี Drive กลางขึ้นมาใน Computer ใช้งานเหมือน Drive ของ Computer ทั่วไป *ที่ทาง Global Cloud บางเจ้าไม่มี Feature นี้รองรับ
  4. การ Revision หรือบางคนรู้จักกันในชื่อ File Version Control อาจจะมีบางท่านเคยสังเกตมาบ้างว่าเวลาเราทำงานเอกสารใน Microsoft word แต่ต่อมาเครื่องดับไป แล้วพอเราเปิดเครื่องมาใหม่ เปิดเอกสารใน Microsoft word ทางด้านซ้ายของโปรแกรมจะมี Version ที่เราไม่ได้ Save ไว้ให้สามารถ Recover ได้ สิ่งนี้แหละครับทีเราเรียกว่า Revision หรือการย้อนไฟล์ Version กลับไปได้ สามารถมองเป็น Use cased ได้หลายกรณี ไม่ว่าจะเป็นลืม Save แล้วปิดโปรแกรมไป, เผลอ Save ทับ เป็นต้น Global Cloud บางเจ้ามี Revision แต่ไม่สามารถกำหนดจำนวนที่จะย้อน Version กลับไปได้ ทำให้ต้องหา 3rd-party Software มาช่วยรองรับการ Backup แต่ Cloud HM สามารถกำหนด Version ให้ได้ตามที่ลูกค้าต้องการครับ

ข้อดี และ ข้อเสีย ในการใช้งาน File-sharing

ข้อดี – สะดวกในการทำงานร่วมกัน, สามารถแชร์ไฟล์ไปยังบุคคลภายนอกหรือต่างแผนกได้, เหมือนเป็น Office เคลื่อนที่, Upload, Download ไฟล์จากที่ไหนก็ได้ ถ้ามี Internet

ข้อเสีย – หาก User ไม่เข้าใจหลักการทำงานเบื้องต้น อาจจะทำให้ข้อมูลของผู้อื่นเสียหายได้ จึงต้องมีการวางระบบการจัดการที่ดี

cloudshare1

เป็นอย่างไรกันบ้างครับกับ Blog นี้ มีความคิดเห็นกันอย่างไรบ้างครับ สามารถ Comment ที่ Post ใน Facebook ได้เลยนะครับ หากสงสัยเรื่องไหนเกี่ยวกับวงการ IT ก็สามารถ Comment แนะนำมากันได้นะครับ ฝากกด Like กด Share ให้ด้วยนะครับผม 

หากสนใจบริการ สามารถดูเพิ่มเติมได้ที่ cloudShare ของ Cloud HM เลยครับ หรือหากมีข้อสงสัยสามารถ Comment ไว้ด้านล่างโพสได้เลยครับ

ขอบคุณครับ

หมายเหตุ : Blog นี้เป็นเพียงมุมมองและความคิดเห็นส่วนตัวของผู้เขียน หากผิดพลาดประการใดก็ขออภัยไว้ ณ ที่นี้ครับ


— Cloud HM